Dfactura es una plataforma con capacidad de emitir documentos bajo el esquema de facturación electrónica desde un portal web.

• Acceso seguro con email, contraseña y validación reCAPTCHA.
• Manejo de catálogos de clientes, productos, sucursales y puntos de facturación con capacidad de visualizar, añadir, editar y eliminar registros configurables.
• Emisión de documentos electrónicos como Factura de Operación Interna, Nota de Débito Genérica, Nota de Crédito Genérica, Factura de Zona Franca y Reembolso, con capacidad de editar cliente, conceptos e información adicional.

La emisión directa desde el portal está diseñada para pequeñas y medianas empresas o profesionales independientes con un bajo volumen de operaciones. El portal es la herramienta de configuración de todos los medios que interactúan con la plataforma (Aplicación móvil o ERP).

Para el registro, debe ingresar en la dirección demo.thefactoryhka.com.pa, desde en enlace. Registrarse, completar los campos Número de Identificación (RUC, cedula, pasaporte o identificación tributaria extranjera), Razón Social, Correo electrónico, para finalizar valide el reCAPTCHA. Ver Imagen.

Luego de Ingresar los datos requerido el sistema envía un correo de confirmación y una contraseña temporal a su cuenta de correo. Ver imagen.

Para ingresar al Portal Dfactura coloque el correo electrónica y su contraseña que fue registrado y validar el reCAPTCHA. Ver imagen referencial.

Una vez confirmada la cuenta e Iniciada la sesión, ir a Configuraciones -> Mi Cuenta. Ver imagen.

Se procede a editar los datos de la cuenta.

Presionando el botón Editar se encuentran los campos de la información fiscal que deben ser agregados. Ver siguiente imagen.

Una vez completada la información presionar el botón de Actualizar información.

En caso de requerir la modificación de la contraseña actual, en el panel de navegación ir a Seguridad, como se muestra en la imagen.

Se solicitará contraseña actual y la nueva con su confirmación, ver imagen referencial.

Al finalizar, pulsar el botón Cambiar Contraseña.

Bajo esta opción se permite el cambio de contraseña por olvido, en el inicio de sesión pulsar la opción ¿Olvidó su contraseña? Ver imagen.

Al pulsar la opción, se pedirá el correo electrónico afiliado como lo indica la siguiente imagen

Seguidamente, debe pulsar el botón Restablecer contraseña y validar el reCAPTCHA

En este segmento se visualiza la fecha actual, el nombre del usuario, la licencia activa, la información referente a los folios que dispone, los totales y utilizados

En este segmento se visualizan los reportes por año o por mes, la cantidad de documentos, facturas, documentos anulados, notas de crédito y las notas de débito emitidos. Ver imagen.

Presenta una gráfica de los montos emitidos por comprobante sobre una base de tiempo mensual.

Presenta una gráfica de tipo anillo donde se puede visualizar el total de cada uno de los catálogos.

Los clientes, productos, sucursales, puntos de facturación, dispositivos y usuarios son manejados en el portal mediante catálogos. Ver siguiente imagen

Ir a Catálogos → Clientes, para visualizar los clientes.

Presione Agregar Cliente, luego seleccione el tipo de cliente para desplegar y proceder a completar los campos. Tipo de documento hace referencia al documento de identidad a utilizar, ya sea cédula o RUC debe cumplir el formato válido. Según los formatos establecidos en el //Manual de Integración del WS.

Una vez completados los campos, pulsar el botón Guardar.

Para la creación de un cliente consumidor final genérico se presiona en Agregar Cliente y en el campo de tipo de cliente se selecciona a la opción Consumidor final y en el campo tipo de contribuyente seleccionar Persona Natural y se empieza a llenar los datos respectivos para ese tipo de cliente. Ver siguiente imagen.

NOTA: Este método es para poder emitir un documento sin tener que dar información de una empresa en particular solo datos básicos de un consumidor básico para poder empezar a emitir documentos.

En el catálogo de clientes, se visualizan en el panel. En Acciones pulsar el icono Editar, como se observa en la siguiente imagen.

En el catálogo de clientes, se visualizan en el panel. En Acciones pulsar el icono Eliminar o pulsar la casilla de selección para eliminar varios o todos los registros, como se observa en la siguiente imagen.

Ir a Catálogos → Sucursales, para visualizar los productos.

Pulsar el botón Agregar Sucursal, y proceder a completar los campos requeridos: Código de la sucursal, Nombre de la sucursal, Ubicación, dirección, correo y teléfonos. Al finalizar pulsar botón Guardar.

En el catálogo de sucursales, en la sección** **Acciones pulsar el icono Editar. Ver** **siguiente imagen.

Ir a Catálogos → Punto de Facturación, para visualizar los puntos de facturación.

Pulsar el botón Agregar Punto de Facturación y proceder a completar los campos requeridos: Código del punto de facturación, Nombre del punto de facturación, Estatus y la Sucursal a la que se quiera relacionar el punto de facturación. Al finalizar pulsar botón Guardar.

En el catálogo de punto de facturación, en la sección** **Acciones pulsar el icono Editar.

Ir a Catálogos → Dispositivos, para visualizar los dispositivos asignados al usuario.

En esta sección se visualizan todos los dispositivos asignados al usuario. Se visualizan todas las características, id, nombre, marca, modelo, serial y tipo. Los dispositivos pueden asociarse y desasociarse a las licencias.

Para asociar una licencia primero se selecciona una licencia de la lista y después presionar el botón de Asignar, para desasociar presionar el botón Desasociar. Los dispositivos son asignados por el personal de soporte.

Ir a Catálogos → Usuarios, para visualizar los puntos de facturación.

Pulsar el botón Agregar Usuario, a continuación seleccionar el tipo de rol para el usuario. Ver imagen siguiente.

Después de seleccionar el tipo rol, se procede a completar los datos personales del usuario: Razón social, Tipo de documento, número de identificación, correo electrónico y estatus. Luego presionar el botón Siguiente para continuar con la sección de Permisos.

En esta sección, se permite definir permisos más específicos para limitar los opciones del sistema, para personalizar los permisos presionar el botón e indicar qué permisos desactivar o activar para el usuario, luego presionar el botón de Guardar o el botón Anterior para editar las opciones anteriores en caso que se requiera.

En el catálogo de Usuarios, en la sección Acciones pulsar el icono Editar para editar la información del usuario. Ver siguiente imagen.

En el catálogo de Usuarios, en la sección Acciones pulsar el otro icono Editar para editar los permisos del usuario.

Ir a la sección Emisión -> Documentos Emitidos, para visualizar todos las transacciones realizadas.

En la parte superior de la sección se tiene el buscador de documentos, en donde, se puede filtrar por Tipo de documento, Número del documento, Sucursal, RUC del cliente, Estado de documento y Razón Social del cliente.

En la sección posterior, se encuentra la lista de documentos emitidos, organizados desde la fecha más reciente.

Se destaca información referente a los documentos como: el tipo de documento, el número de documento, la sucursal desde la cual se emite, RUC del receptor, Razón social del receptor, monto total, estatus del documento, la descarga del XML, descarga del PDF, envío de correo e historial de correo.

En la sección de "Acciones" al momento de visualizar los documentos, se encuentran las funciones de envío de correo e Historial de correos.

El envío de correo permite enviar el correo electrónico con los archivos adjuntos Xml y Pdf al usuario para realizar consultas o tener respaldo de sus archivos, esto en caso que el correo por motivos de fallas de conexión de internet no haya podido llegar al usuario.

En el historial de correo se podrán visualizar los correos que se han enviado a los usuarios, se podrá consultar el CUFE, email del receptor, estatus del correo y fecha de envío.

Se tiene el botón Generar Reporte, el cual permitirá la descarga de un archivo .xlsx de todos los documentos emitidos, si existe una gran cantidad de documentos aparecerá un mensaje indicando si descargar todos los documentos o solo una cantidad estimada. Con la opción Ocultar Columnas se pueden omitir las columnas que no se deseen en el archivo a descargar. Ver las siguientes imágenes.

Ir a Emisión → Generar Documento, para ir a la sección donde se pueden emitir diferentes documentos según sea la necesidad.

NOTA: Debe tener clientes, productos y puntos de facturación registrados en los catálogos para poder generar documentos.

En primer lugar se selecciona un cliente de los registrados en el catálogo de clientes, después se selecciona una sucursal y el punto de facturación asociada a la misma, para luego ingresar los datos del comprobante, siempre cumpliendo con los formatos de los campos del Manual de Integración del WS.

Luego seleccionar el almacén que esté asociado a la sucursal y agregar los productos, después pulsar el icono de Agregar:

1. Verificar la cantidad del producto, editar en caso de requerirlo y a la vez despliega los cargos de impuestos y CPBS.
2. Ingresar valor del descuento, si el producto lo amerita
3. Especificar el tipo de retención a realizar, si lo amerita.
4. Seleccionar el plazo de pagos y agregar más plazo de pagos, si lo amerita.
5. Seleccionar la forma de pago y agregar más formas de pago para el pago por cuotas, si lo amerita.
6. Pulsar Generar documento.

Ver siguientes imágenes:

Una vez generado el documento, el cliente recibe en su correo electrónico con el que se registró, la factura en formato XML y PDF. Ver siguiente imagen

Ir a Emisión → Anular Documento, para ir a la sección donde se pueden anular diferentes documentos según sea la necesidad.

Agrega los siguientes datos:

1. Sucursal con la que agrego la FE.
2. Tipo de documento que desea anular
3. Número del documento anular.
4. Tipo de emisión del documento.
5. Punto de facturación.
6. Motivo de la anulación.
7. Enviar anulación.